İç tetkik nasıl planlanır ve yürütülür? Program, plan, bulgu ve rapor
TürkçeEnglish
ISO 9001 madde 9.2 kapsamında yıllık iç tetkik programı, tetkikçi bağımsızlığı, kontrol listesi, bulgu türleri ve rapordan DÖF'e geçiş için uygulamalı rehber.
İç tetkik, belgelendirme denetiminin provası değil; yönetim sisteminizin işleyip işlemediğini kendi gözünüzle görmenin yoludur. İyi planlanmış bir iç tetkik programı, dış denetçiden önce sizin bulmanız gerekenleri ortaya çıkarır.
Yıllık programla başlayın
Program; hangi süreçlerin, hangi sıklıkta ve hangi öncelikle tetkik edileceğini gösterir. Önceliği belirlerken süreçlerin önemini, önceki tetkik sonuçlarını, müşteri şikâyetlerini ve son değişiklikleri dikkate alın. Her süreç yılda en az bir kez ele alınabilir; sorunlu süreçler daha sık.
Tetkikçi bağımsızlığı
Tetkikçi kendi işini tetkik etmemelidir. Küçük işletmelerde bu zor görünse de çapraz tetkik (satın alma sorumlusunun üretimi, üretim şefinin satın almayı tetkik etmesi) ya da dışarıdan destek çözüm olabilir.
Plan ve kontrol listesi
Her tetkik için kapsam, ölçütler (ilgili standart maddeleri ve prosedürler), tarih ve tetkik ekibi yazılı olmalıdır. Kontrol listesi bir rehberdir; sahada görülen kanıtlara göre esnek kullanılmalıdır. Sorular “var mı?” yerine “nasıl yapıyorsunuz, gösterir misiniz?” biçiminde sorulmalıdır.
Bulgu türleri
- Uygunsuzluk: bir şartın karşılanmadığına dair nesnel kanıt
- Gözlem: henüz uygunsuzluk olmayan ama risk taşıyan durum
- İyileştirme fırsatı: işleyen ama daha iyi yapılabilecek uygulama
Her bulgunun ölçütü (hangi madde ya da prosedür) ve kanıtı (kayıt numarası, gözlem, görüşme) açıkça yazılmalıdır. Kanıtsız bulgu tartışma yaratır; kanıtlı bulgu iyileştirme başlatır.
Rapor ve DÖF
Rapor, tetkikin özetini ve bulguları içerir; kesinleştikten sonra bulgular değiştirilmemelidir. Uygunsuzluklar için DÖF açılır ve sorumluları belirlenir. Gözlemler ve fırsatlar da takip edilmeli, en azından yönetimin gözden geçirmesine girdi olmalıdır.
QMOS'ta iç tetkik
QMOS'ta yıllık program ve tetkik planları oluşturulur; tetkikçi kendi süreçlerinde görevlendirildiğinde sistem uyarır. Tetkikçi bulguları sahada kaydeder, rapor kesinleşince bulgular donar ve uygunsuzluk bulgusundan tek tıkla DÖF açılır. Standart haritasında 9.2 maddesi doğrudan tetkik ekranına götürür.
Sık sorulan sorular
İç tetkikçinin sertifikası olmak zorunda mı?
Standart belirli bir sertifika istemez; tetkikçinin yetkin olması ve bunun kanıtlanması beklenir. Eğitim ve deneyim kayıtları bu kanıtı sağlar.
Tüm maddeler her yıl tetkik edilmeli mi?
Program risk ve önem esasına göre planlanır; belgelendirme döngüsü içinde tüm şartların ele alınması hedeflenir.