Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Osteam Software B.V. (Niederlande) entwickelt und betreibt QMOS. Für alle Datenschutzfragen: info@osteamsoftware.nl.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website qmos.app (einschließlich der Ausweichadressen qmos.ai und qmos.osteam.nl), den Blog, das Demo-/Angebotsformular und die Anmeldung am QMOS-Portal.

Für Inhalte, die Kundenunternehmen im Portal erfassen (Dokumente, Formulareinträge, Mitarbeiter- und Lieferantendaten usw.), ist das Kundenunternehmen Verantwortlicher; Osteam verarbeitet diese Daten nur auf Weisung des Unternehmens gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag. Bitte richten Sie Anfragen zu diesen Inhalten zuerst an den QMOS-Administrator Ihres Unternehmens.

Die mobile QMOS-App (iOS und Android) fällt ebenfalls unter diese Datenschutzerklärung.

3. Besucherstatistik

Um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, betreiben wir Umami auf unserem eigenen Server. Umami verwendet keine Cookies, speichert nichts auf Ihrem Gerät und erfasst Ihre IP-Adresse nicht. Es entstehen nur zusammengefasste Angaben: besuchte Seite, verweisende Website, Browser- und Gerätetyp, Land. Ist in Ihrem Browser "Do Not Track" aktiviert, werden Sie überhaupt nicht gezählt. Im Portal selbst gibt es kein Statistikskript.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f) — Verbesserung der Website.

4. Demo- und Angebotsformular

Das Formular erfasst Name, Unternehmen, E-Mail, Telefon (optional), Anzahl der Nutzer, gewünschte Normen, Ihre Nachricht und die Seitensprache. Wir nutzen diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Angebot zu erstellen; sie werden per E-Mail an unser Vertriebsteam weitergeleitet.

Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Speicherdauer: Anfragen, aus denen keine Kundenbeziehung entsteht, werden spätestens nach 24 Monaten gelöscht.

5. Portalkonto und Nutzung

• Konto: Name, E-Mail, Sprachpräferenz, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash), Schlüssel für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (verschlüsselt).
• Bei Anmeldung mit Microsoft oder Google: Konto-ID, E-Mail und Organisation (Microsoft-Tenant-ID oder Google-Workspace-Domain). Ihr Passwort erhalten wir von diesen Anbietern nie.
• Sitzung: ein an Ihren Browser gebundener Sitzungseintrag (höchstens 12 Stunden).
• Prüfpfad: wer welchen Eintrag wann erstellt, freigegeben oder geändert hat. Manipulationssicher gespeichert, da er als ISO-Nachweis dient.
• Mobile App (QMOS für iOS/Android): Gerätename, Plattform und App-Version; Sitzungsschlüssel (auf dem Server nur als nicht umkehrbarer Hash, auf dem Gerät im sicheren Speicher des Betriebssystems); wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, die Benachrichtigungsadresse (Push-Token). Fotos, die Sie Formularen hinzufügen, werden nur hochgeladen, wenn Sie sie hinzufügen. Ein Gerät können Sie im Webportal unter Mein Konto → Meine Mobilgeräte abmelden.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und berechtigtes Interesse an Sicherheit und Auditnachweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Speicherdauer: das Konto für die Vertragslaufzeit; Prüfpfad und freigegebene Einträge für die von Ihrem Unternehmen festgelegte Aufbewahrungsfrist.

6. Zahlungen und Rechnungen

Kartenzahlungen werden über Mollie B.V. (Niederlande) abgewickelt; Ihre Kartendaten erreichen uns nie. Rechnungs- und Zahlungsunterlagen bewahren wir aufgrund der niederländischen steuerlichen Aufbewahrungspflicht 7 Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

7. Cookies

• qmos_session — hält Sie angemeldet (höchstens 12 Stunden).
• qmos_locale — Ihre Sprachpräferenz (1 Jahr).
• qmos_sso — schließt die Anmeldung mit Microsoft/Google sicher ab (10 Minuten).

Wir verwenden nur Cookies, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind; daher zeigen wir kein Cookie-Banner:

8. Sicherheit

Um Missbrauch bei Anmelde- und Formularversuchen zu verhindern, wird Ihre IP-Adresse in einem kurzlebigen Zähler gespeichert, der innerhalb einer Stunde automatisch abläuft. Hochgeladene Dateien werden auf unserem eigenen Server auf Viren geprüft und nicht an Dritte gesendet. Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS), und die Daten jedes Unternehmens sind in der Datenbank getrennt.

9. Standort und Dienstleister

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Server, Datenbank, Dateispeicher und Backups.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — Versand von System-E-Mails; Anmeldung, wenn Sie Microsoft wählen.
• Google Ireland Ltd. — Anmeldung nur, wenn Sie Google wählen.
• Mollie B.V. (Niederlande) — Zahlungen.
• Expo (650 Industries, Inc., USA), Apple (Apple Push Notification service) und Google (Firebase Cloud Messaging) — Zustellung von Benachrichtigungen, wenn Sie diese in der mobilen App erlauben. Benachrichtigungen enthalten keinen Inhalt (nur „Sie haben eine neue Benachrichtigung“); übermittelt werden die Benachrichtigungsadresse und eine technische Kennung.

Anwendung, Datenbank, Dateien und Backups werden in Deutschland gehostet. Wir geben Daten nur an diese Dienstleister weiter und nur soweit nötig:

10. Übermittlung außerhalb Europas

Microsoft und Google können bei Anmeldung und E-Mail-Zustellung Daten außerhalb der EU (USA) verarbeiten. Diese Übermittlungen stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Alle übrigen Daten bleiben in der EU.

Wenn Sie Benachrichtigungen in der mobilen App erlauben, können Expo, Apple und Google Ihre Benachrichtigungsadresse und den inhaltslosen allgemeinen Benachrichtigungstext zur Zustellung außerhalb der EU (USA) verarbeiten; es gelten dieselben Garantien.

11. Backups

Die Datenbank wird jede Nacht in einen Objektspeicher in Deutschland gesichert. Backups dienen nur der Wiederherstellung nach einem Ausfall und werden nach 35 Tagen gelöscht.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch. Senden Sie Ihre Anfrage an info@osteamsoftware.nl; wir antworten innerhalb eines Monats. Wenden Sie sich bei Portalinhalten zuerst an den QMOS-Administrator Ihres Unternehmens.

Beschwerderecht: die niederländische Datenschutzbehörde Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) oder die Aufsichtsbehörde in Ihrem Land.

13. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Es finden keine automatisierten Entscheidungen oder Profiling statt. Wenn wir diese Erklärung ändern, veröffentlichen wir die neue Fassung mit Datum auf dieser Seite.