Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Osteam Software B.V. (Pays-Bas) développe et exploite QMOS. Pour toute question relative à la confidentialité : info@osteamsoftware.nl.

2. Champ d'application

Cette politique couvre le site qmos.app (y compris ses adresses alternatives qmos.ai et qmos.osteam.nl), le blog, le formulaire de démo/devis et la connexion au portail QMOS.

Pour les contenus que les entreprises clientes saisissent dans le portail (documents, enregistrements de formulaires, données de salariés et de fournisseurs, etc.), l'entreprise cliente est responsable du traitement ; Osteam ne traite ces données que sur instruction de l'entreprise, conformément à notre accord de traitement des données. Adressez d'abord vos demandes concernant ces contenus à l'administrateur QMOS de votre entreprise.

L'application mobile QMOS (iOS et Android) est également couverte par cette politique.

3. Statistiques de visite

Pour comprendre l'utilisation du site, nous utilisons Umami sur notre propre serveur. Umami n'utilise aucun cookie, ne stocke rien sur votre appareil et n'enregistre pas votre adresse IP. Seules des informations agrégées sont produites : page visitée, site référent, type de navigateur et d'appareil, pays. Si « Do Not Track » est activé dans votre navigateur, vous n'êtes pas comptabilisé du tout. Le portail ne contient aucun script de statistiques.

Base légale : intérêt légitime (RGPD art. 6(1)(f)) — améliorer le site.

4. Formulaire de démo et de devis

Le formulaire recueille nom, entreprise, e-mail, téléphone (facultatif), nombre d'utilisateurs, normes souhaitées, votre message et la langue de la page. Nous les utilisons pour répondre à votre demande et préparer un devis ; ils sont transmis par e-mail à notre équipe commerciale.

Base légale : mesures précontractuelles (art. 6(1)(b)). Conservation : les demandes qui n'aboutissent pas à une relation client sont supprimées au plus tard après 24 mois.

5. Compte du portail et utilisation

• Compte : nom, e-mail, préférence de langue, mot de passe (uniquement sous forme de hachage irréversible), clé de vérification en deux étapes (chiffrée).
• Connexion avec Microsoft ou Google : identifiant du compte, e-mail et organisation (ID de locataire Microsoft ou domaine Google Workspace). Nous ne recevons jamais votre mot de passe de ces fournisseurs.
• Session : un enregistrement de session lié à votre navigateur (12 heures maximum).
• Journal d'audit : qui a créé, approuvé ou modifié quel enregistrement et quand. Conservé de manière infalsifiable car il sert de preuve ISO.
• Application mobile (QMOS pour iOS/Android) : nom de l'appareil, plateforme et version de l'application ; jetons de session (sur le serveur uniquement sous forme d'empreinte irréversible, sur l'appareil dans le stockage sécurisé du système d'exploitation) ; si vous autorisez les notifications, l'adresse de notification (jeton push). Les photos que vous ajoutez aux formulaires ne sont envoyées que lorsque vous les ajoutez. Vous pouvez déconnecter un appareil dans le portail web, Mon compte → Mes appareils mobiles.

Base légale : exécution du contrat (art. 6(1)(b)) et intérêt légitime en matière de sécurité et de preuve d'audit (art. 6(1)(f)). Conservation : le compte pendant la durée du contrat ; le journal d'audit et les enregistrements approuvés pendant la durée de conservation fixée par votre entreprise.

6. Paiements et factures

Les paiements par carte sont traités par Mollie B.V. (Pays-Bas) ; vos données de carte ne nous parviennent jamais. Les factures et enregistrements de paiement sont conservés 7 ans conformément au droit fiscal néerlandais (art. 6(1)(c)).

7. Cookies

• qmos_session — vous garde connecté (12 heures maximum).
• qmos_locale — votre préférence de langue (1 an).
• qmos_sso — finalise en toute sécurité la connexion Microsoft/Google (10 minutes).

Nous n'utilisons que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ; aucun bandeau de consentement n'est donc affiché :

8. Sécurité

Pour éviter les abus lors des tentatives de connexion et d'envoi de formulaires, votre adresse IP est conservée dans un compteur temporaire qui expire automatiquement en moins d'une heure. Les fichiers téléversés sont analysés contre les virus sur notre propre serveur et ne sont pas envoyés à des tiers. Les connexions sont chiffrées (HTTPS) et les données de chaque entreprise sont séparées dans la base de données.

9. Localisation et prestataires

• Hetzner Online GmbH (Allemagne) — serveur, base de données, stockage de fichiers et sauvegardes.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — envoi des e-mails du système ; connexion si vous choisissez Microsoft.
• Google Ireland Ltd. — connexion uniquement si vous choisissez Google.
• Mollie B.V. (Pays-Bas) — paiements.
• Expo (650 Industries, Inc., États-Unis), Apple (Apple Push Notification service) et Google (Firebase Cloud Messaging) — envoi des notifications si vous les autorisez dans l'application mobile. Les notifications ne contiennent aucun contenu (seulement « vous avez une nouvelle notification ») ; les données transmises sont l'adresse de notification et un identifiant technique.

L'application, la base de données, les fichiers et les sauvegardes sont hébergés en Allemagne. Nous ne partageons des données qu'avec ces prestataires, et uniquement dans la mesure nécessaire :

10. Transferts hors d'Europe

Microsoft et Google peuvent traiter des données hors de l'UE (États-Unis) lors de la connexion et de l'envoi d'e-mails. Ces transferts reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis et les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Toutes les autres données restent dans l'UE.

Si vous autorisez les notifications dans l'application mobile, Expo, Apple et Google peuvent traiter votre adresse de notification et le texte générique sans contenu hors de l'UE (États-Unis) pour l'acheminer ; les mêmes garanties s'appliquent.

11. Sauvegardes

La base de données est sauvegardée chaque nuit vers un stockage objet en Allemagne. Les sauvegardes ne servent qu'à la restauration après une panne et sont supprimées après 35 jours.

12. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'effacement de vos données, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition. Envoyez votre demande à info@osteamsoftware.nl ; nous répondons dans un délai d'un mois. Pour les contenus du portail, contactez d'abord l'administrateur QMOS de votre entreprise.

Droit de réclamation : l'autorité néerlandaise de protection des données, Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), ou l'autorité de contrôle de votre pays (en France, la CNIL).

13. Décisions automatisées et modifications

Aucune décision automatisée ni aucun profilage n'a lieu. Lorsque nous modifions cette politique, nous publions la nouvelle version datée sur cette page.