Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Osteam Software B.V. (Nederland) ontwikkelt en exploiteert QMOS. Voor al uw privacyvragen: info@osteamsoftware.nl.

2. Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor de website qmos.app (inclusief de alternatieve adressen qmos.ai en qmos.osteam.nl), de blog, het demo-/offerteformulier en het inloggen op het QMOS-portaal.

Voor inhoud die klantbedrijven in het portaal invoeren (documenten, formulierregistraties, gegevens van medewerkers en leveranciers, enz.) is het klantbedrijf verwerkingsverantwoordelijke; Osteam verwerkt die gegevens alleen in opdracht van het bedrijf op basis van onze verwerkersovereenkomst. Richt verzoeken over die inhoud eerst aan de QMOS-beheerder van uw eigen bedrijf.

De mobiele app van QMOS (iOS en Android) valt ook onder dit beleid.

3. Bezoekersstatistieken

Om te begrijpen hoe de site wordt gebruikt, draaien we Umami op onze eigen server. Umami gebruikt geen cookies, slaat niets op uw apparaat op en registreert uw IP-adres niet. Er ontstaat alleen geaggregeerde informatie: bezochte pagina, verwijzende site, browser- en apparaattype, land. Staat "Do Not Track" aan in uw browser, dan wordt u helemaal niet geteld. In het portaal zelf staat geen statistiekscript.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (AVG art. 6(1)(f)) — de site verbeteren.

4. Demo- en offerteformulier

Het formulier vraagt naam, bedrijf, e-mail, telefoon (optioneel), aantal gebruikers, gewenste normen, uw bericht en de paginataal. We gebruiken dit om uw aanvraag te beantwoorden en een offerte op te stellen; het wordt per e-mail doorgestuurd naar ons verkoopteam.

Grondslag: precontractuele maatregelen (art. 6(1)(b)). Bewaartermijn: aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden, worden uiterlijk na 24 maanden verwijderd.

5. Portaalaccount en gebruik

• Account: naam, e-mail, taalvoorkeur, wachtwoord (alleen als onomkeerbare hash), sleutel voor tweestapsverificatie (versleuteld).
• Bij inloggen met Microsoft of Google: account-ID, e-mail en organisatie (Microsoft-tenant-ID of Google Workspace-domein). We ontvangen nooit uw wachtwoord van deze aanbieders.
• Sessie: een sessierecord gekoppeld aan uw browser (maximaal 12 uur).
• Audittrail: wie welk record wanneer heeft aangemaakt, goedgekeurd of gewijzigd. Onveranderbaar bewaard omdat het als ISO-bewijs dient.
• Mobiele app (QMOS voor iOS/Android): apparaatnaam, platform en appversie; sessiesleutels (op de server alleen als onomkeerbare hash, op het apparaat in de beveiligde opslag van het besturingssysteem); als u meldingen toestaat, het meldingsadres (push token). Foto's die u aan formulieren toevoegt, worden alleen geüpload als u ze toevoegt. U kunt een apparaat afmelden in het webportaal via Mijn account → Mijn mobiele apparaten.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigd belang bij beveiliging en auditbewijs (art. 6(1)(f)). Bewaartermijn: het account zolang de overeenkomst loopt; audittrail en goedgekeurde records gedurende de bewaartermijn die uw bedrijf instelt.

6. Betalingen en facturen

Kaartbetalingen verlopen via Mollie B.V. (Nederland); uw kaartgegevens komen nooit bij ons. Facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht (art. 6(1)(c)).

7. Cookies

• qmos_session — houdt u ingelogd (maximaal 12 uur).
• qmos_locale — uw taalvoorkeur (1 jaar).
• qmos_sso — rondt het inloggen met Microsoft/Google veilig af (10 minuten).

We gebruiken alleen cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de site; daarom tonen we geen cookiebanner:

8. Beveiliging

Om misbruik bij inlog- en formulierpogingen te voorkomen, wordt uw IP-adres in een kortlevende teller bewaard die binnen een uur automatisch verloopt. Geüploade bestanden worden op onze eigen server op virussen gescand en niet naar derden gestuurd. Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS) en de gegevens van elk bedrijf zijn in de database gescheiden.

9. Locatie en dienstverleners

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — server, database, bestandsopslag en back-ups.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — verzenden van systeem-e-mails; inloggen als u voor Microsoft kiest.
• Google Ireland Ltd. — alleen inloggen als u voor Google kiest.
• Mollie B.V. (Nederland) — betalingen.
• Expo (650 Industries, Inc., VS), Apple (Apple Push Notification service) en Google (Firebase Cloud Messaging) — bezorging van meldingen als u die in de mobiele app toestaat. Meldingen bevatten geen inhoud (alleen “u hebt een nieuwe melding”); de verzonden gegevens zijn het meldingsadres en een technische identificatie.

De applicatie, database, bestanden en back-ups staan in Duitsland. We delen gegevens alleen met deze dienstverleners, en alleen voor zover nodig:

10. Doorgifte buiten Europa

Microsoft en Google kunnen tijdens het inloggen en het bezorgen van e-mail gegevens buiten de EU (VS) verwerken. Deze doorgiften berusten op het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Alle overige gegevens blijven binnen de EU.

Als u meldingen in de mobiele app toestaat, kunnen Expo, Apple en Google uw meldingsadres en de inhoudsloze algemene meldingstekst buiten de EU (VS) verwerken om deze te bezorgen; dezelfde waarborgen gelden.

11. Back-ups

De database wordt elke nacht geback-upt naar objectopslag in Duitsland. Back-ups worden alleen gebruikt om na een storing te herstellen en worden na 35 dagen verwijderd.

12. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar. Stuur uw verzoek naar info@osteamsoftware.nl; we antwoorden binnen een maand. Neem voor portaalinhoud eerst contact op met de QMOS-beheerder van uw bedrijf.

Klachtrecht: de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de toezichthouder in uw land.

13. Geautomatiseerde besluiten en wijzigingen

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats. Als we deze verklaring wijzigen, publiceren we de nieuwe versie met datum op deze pagina.