Control documental ISO 9001: trabajar siempre con la versión vigente
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Organice responsables, revisión, aprobación, versiones, tareas de lectura y copias impresas para controlar los documentos de calidad.
Una persona debe poder identificar qué instrucción está vigente cuando la necesita. Llamar a un archivo “final” no lo demuestra. Antes de migrar documentos, acuerde quién es responsable y quién autoriza su publicación.
Ordenar la documentación
Separe procedimientos, instrucciones, formularios y documentos externos. Asigne un código y un responsable. Incluya especificaciones del cliente cuando condicionen el trabajo, aunque su contenido proceda de fuera.
Separar elaboración y aprobación
Defina quién revisa el contenido y quién permite publicarlo. Conserve fecha y decisión. QMOS convierte estos pasos en tareas e impide que quien elabora una versión la apruebe también.
Explicar cada cambio
Describa la modificación de forma concreta, como una nueva frecuencia de inspección. Guarde la versión anterior con un estado claro. Establezca su política de conservación según las obligaciones de la organización.
Comprobar el uso real
Informe a las personas afectadas y valore si necesitan formación. Confirmar la lectura no acredita competencia. QMOS conserva versiones y tareas de lectura; además, debe organizar la sustitución de las copias impresas.
- Asignar un responsable documental.
- Verificar la vigencia antes de publicar.
- Retirar copias antiguas del puesto.
- Registrar el motivo del cambio.
Preguntas frecuentes
¿Todos los documentos deben ser digitales?
No. Lo necesario es información disponible y controlada. El papel puede servir si se controla su vigencia y distribución.
¿La aprobación es una firma electrónica cualificada?
No. La aprobación en QMOS registra una decisión de la aplicación y no sustituye una firma electrónica cualificada.